В век технологий, многие сделки и услуги переведены в электронный формат. Чтобы можно было не, распечатывая документ, подписать его и отправить по назначению - используют электронную подпись.

Для чего нужна личная подпись?

На протяжении истории личная подпись, отпечатки пальцев всегда указывали на информацию о человеке.  Интересно, что китайские коммерсанты уже в третьем веке до н. э. узнавали своих клиентов по их отпечаткам пальцев, которые оказывались надежными подписями.

Не менее важна личная подпись и в наше время. Обычно, чтобы подтвердить, что мы ознакомлены и согласны с содержанием какого-либо документа, нас просят поставить свою подпись даже в нескольких местах.

Электронная цифровая подпись (ЭЦП)

Электронная подпись приравнивается к собственной подписи, и может содержать большой объем информации о Вас и вашей компании. Она необходима, когда требуется: гарантировать подлинность информации, а также сохранность созданного документа.

Конечно, у подобного вида подписей, есть различные нюансы. Какие-то из них, могут оказаться недействительными, а получение других может потребовать определенных затрат. Несмотря на это, многие сами решают создать ЭЦП.

На территории страны используется ряд программ, имеющих лицензии. Например, компания “Крипто-Про” разрабатывает средства защиты информации. Есть некоторые бесплатные версии программ, позволяющие создавать электронные подписи.  

В зависимости от формата, в котором составлен документ, создание подписи будет иметь некоторые отличия.

Как подписать документ с помощью ЭЦП

Операционная система Windows на протяжении десятков лет занимает лидирующее положение, поэтому чаще всего мы имеем дело с документами MS Office. Чтобы самостоятельно подписать документ, находящийся в данной системе, с помощью ЭЦП, важно определить порядок действий.

Рассмотрим последовательность действий для документов, находящихся в формате Microcoft Word системы Windows 7:

  1. Когда текст документа составлен, остается добавить строку в которой будет расположена ЭЦП. Размещаем курсор в области расположения предполагаемой строки.

  2. На верхней панели инструментов выбираем вкладку: “Вставка”. Открыв её, появляется новая панель, в которой есть: “Строка подписи”. Осуществив вход в неё, фиксируем курсор на: “Строка подписи Microsoft Office”. Может появиться диалоговое окно, в котором корпорация Майкрософт предупреждает о том, что не может гарантировать, юридическую силу цифровой подписи. Ознакомившись с этой информацией, нажав клавишу “Ок” можете продолжить оформлять свою подпись.

  3. Следующий этап - это заполнение полей в окне: “Настройки подписи”. Заполняется каждая строка в соответствии с образцом, показанным в скобках над каждой строкой. Последние два пункта, где предлагается отметка галочкой, можно оформить в соответствии со своим решением. Нажав “Ок” получаем результат в том месте документа, куда был направлен курсор.

  4. Снова наводим курсор на получившуюся надпись и фиксируем его, нажатием левой клавиши мыши. Получившаяся надпись определена в область (Х), где нужно добавить саму подпись или изображение к ней. Для этого входим в эту область, и сразу появляется диалоговой окно “Подписание”. В области (Х), где уже находится курсор, указываем имя или выбираем рисунок (он может быть вашей рукописной подписью, отсканированной или сфотографированной заранее), прикрепив его из той папки, в которой он находится. Если нужно - заполняем цель подписания, а во вкладке “Изменить” можем ознакомиться со свойствами сертификации, и узнать какой период подпись будет оставаться действительной. Отметив всё, что необходимо для подтверждения нажимаем “Ок”. После, может появиться еще одно диалоговое окно, указывающие на подтверждение подписи.

При завершении всех операций, документ в котором размещена подпись блокируется и предназначен только для чтения, поэтому вносить какие-либо изменения невозможно.

Если получатель письма просматривает сообщения в HTML, -XML, -PDF-формате, то лучше чтобы не только сам документ, но подпись, и прикрепленный рисунок были в том же формате. Иначе при открытии файла, рисунок виден не будет.

Принцип действия создания подписи практически один и тот же, главное во вкладке найти строку, которая поможет последовательно открывать диалоговые окна для заполнения данных.

КриптоАРМ - надежный помощник

Компания “Цифровые технологии” разработала универсальную программу “КриптоАрм”. Она разработана для электронной подписи документов и соответствует всем требованиям российского законодательства. Программа используется на государственном уровне, среди коммерческих и частных лиц. Одна из возможностей - это создание надежной ЭЦП. Такая подпись будет иметь юридическую силу.

Рассмотрим, некоторые возможности ЭЦП программы:

  • Подписание как отдельных, так и неограниченного числа файлов;

  • Разновидность: первичная, дополнительная (подпись документа группой лиц), заверяющая (подпись вышестоящего должностного лица);

  • Классический и усовершенствованный формат;

  • Может находится в отдельном файле или быть совмещенной с документом;

  • Можно подписать документы разработанные в программах: Excele, Word, PowerPoint, PDF, используя подходящую версию “КриптоПро”.

  • Строка подписи может быть видимой и невидимой. 

Можно выбирать разные варианты подписей. Бывает необходимость сделать надежную, квалифицированную или создать такую, которая будет иметь широкое применение. Даже если пришлось работать с документами в незнакомом формате, создать ЭЦП возможно.

 


 

Рассказать друзьям