Отказное письмо что это
Отказное, или информационное письмо — неофициальный документ, который оформляется в добровольном порядке. Он доказывает, что продукция производителя безопасна для потребителя, животных и экологии, но при этом сертификация качества не требуется.
Отказные письма нужны для сотрудничества с маркетплейсами и для таможенного оформления импортных товаров. При реализации продукции на Wildberries, OZON или Яндекс.Маркете предприниматели должны предоставить сертификат или декларацию соответствия. Об этом говорит статья 456 ГК РФ. В ней указано, что продавец обязан совместно с передачей товара передать покупателю документы качества, если это позволяет договор купли-продажи. Если поставляемый товар не подлежит сертификации, необходимо подтвердить это документально, то есть оформить отказное письмо. Аналогичная ситуация с таможенным оформлением продукции при импорте.
Обязательство оформлять такой документ качества законодательно не закреплено. При этом маркетплейсы, Роспотребнадзор или покупатели могут запросить этот документ.
Заказывать письмо следует до начала продаж, чтобы предъявить его при первом требовании. Покупатель может потребовать документацию на основании закона «О защите прав потребителей». У него есть право запрашивать все документы качества, которые подтверждают, что продукция безопасна. Если при продаже не предоставить документ качества, покупатель может отказаться от товара. Это указано в статье 464 ГК РФ. Также правила маркетплейсов разрешают заблокировать предпринимателя и торговую площадку в случае отказа предоставления отказного сертификата.
Получать отказное письмо могут только продавцы, которые зарегистрированы в РФ. Форма собственности не имеет значения — юридические лица, самозанятые или ИП. Продавцам с зарубежной регистрацией подобную документацию не выдают. Хотя сертифицируемый товар может быть российского или импортного производства.
На какую продукцию действуют отказные письма
Продаваемые позиции подразделяются на три группы:
-
продукты, для подтверждения безопасности которых обязателен сертификат;
-
изделия, для торговли которыми требуется оформлять декларацию;
-
товары, безвредность которых подтверждает отказное письмо.
Изделия, для которых заказывают сертификат или декларацию, указаны в специальном регламенте РФ No 2425. Например, пожарный инвентарь, огнетушители. Для остальных позиций, которых нет в регламенте, подойдет отказное письмо.
Чтобы самостоятельно разобраться, нужно ли сертифицировать определенную продукцию или нет, придется ознакомиться с вышеперечисленными нормативными актами. Для этого необходимо свериться с двумя разными списками товаров, подлежащих сертификации и декларированию, а также посмотреть технические регламенты по профилю продукции.
Проще и быстрее обратиться в аккредитованный центр, чтобы убедиться, к какой категории относится конкретный товар. Список подлежащей сертификации продукции постоянно обновляется. Поэтому перед оформлением отказного письма отправьте заявку экспертам центра. В запрос включите сразу всю продукцию, которую планируете продавать — это поможет сэкономить время на повторный запрос. Ответ вы получите в течение 30 минут.
Что нужно для оформления отказного письма
Оформить на себя сертификационный документ продавец самостоятельно не может. Процедуру выполняет сертифицирующий центр с госаккредитацией. Для заказа письма предприниматель собирает документацию и отправляет их в центр — самостоятельно, курьерской доставкой или по электронной почте.
В пакет документов для получения отказного письма входит:
-
Заявка, оформленная по принятому в регистрирующем центре образцу.
-
Сведения о предпринимателе — имя компании или ФИО ИП, реквизиты, юридический адрес.
-
Конкретный товар или список с продукцией, на которую оформляется отказное письмо. Чтобы не возникло недоразумений при проверке Роспотребнадзора, нужно переписывать полные наименования товаров с товарного ярлыка или упаковки. Обобщенная группа — например, «спортинвентарь», не указывается. То же правило касается и заполнения карточки на маркетплейсе.
-
Подробности о продукции — техническая информация, код ОКП, ТН ВЭД.
Если отказное письмо заказывается для товаров зарубежного производства, дополнительно предоставляется контракт на поставку.
Образец — как оформить письмо
Сертифицирующие компании выдают два типа отказных писем: для таможенных процедур и для продавцов. Таможенные документы доказывают, что товары не попадают под санитарно-карантинный контроль. В актах для продавцов указывается, что на товарные позиции не обязательно оформлять сертификат соответствия.
Для таких документов не предусмотрено унифицированной формы. Письмо составляют на бланке сертифицирующего центра. На нем ставится печать сертифицирующей компании и подпись аккредитованного эксперта.
Текст документа не унифицирован и составляется произвольно. Но есть сведения, которые упоминаются в тексте в обязательном порядке. К таким сведениям относятся:
-
Название аккредитованной компании, которая оформила письмо.
-
Название фирмы заказчика либо ФИО ИП.
-
Дата обращения и исходящий номер выданного документа.
-
Название и код товара, на который выдано отказное письмо.
-
Ссылка на номер закона или регламент как доказательство того, что продукции сертификат не требуется. Например, регламенты ПП РФ No 2425, постановления КТС No 299 и Таможенного союза.
-
Срок, на который выдается документ.
В один документ вписываются сразу все товары для продажи. Главное условие — должно быть одно юридическое лицо. Оформить письмо на две организации или ИП не получится. Поэтому если продавец предполагает продавать свыше 2–3 товарных групп, их следует сразу указать в заявке. Чтобы добавить еще продукцию к списку после получения документа, предпринимателю необходимо заказать новое письмо.
Проверить подлинность письма можно по имени сертифицирующей организации — она должна быть включена в реестр аккредитованных для выдачи сертификатов компаний в статусе «действующий».
Решение о выдаче письма принимается на основании представленной для сертификации документации. Получить документ можно лично в компании, куда отправлялась заявка, через курьерскую доставку или на почте России.
Аккредитованная компания «Эталон Гарант» помогает за один рабочий день оформить отказное письмо в Москве. Сканы отправляем день в день. Чтобы получить документ, оставьте заявку на сайте и наш специалист детально изучит вашу ситуацию. Стоимость услуги фиксированная — 3300 рублей.
Срок действия отказного письма
Такой документ оформляется бессрочно. Однако письмо действительно до того момента, пока не будут внесены изменения в нормативный регламент, на основании которого выдан документ. Это означает, что если товар будет включен в перечень продукции, обязательной для сертификации, отказное письмо прекратит действовать с того дня, когда изменения в сертификационных нормах вступят в силу. Обычно регламенты пересматриваются раз в год. Предпринимателю следует это учитывать и регулярно проверять соответствующие нормативные акты и регламенты, чтобы не нарушить закон о сертификации.
Также письмо прекращает свое действие, если:
-
организация-продавец сменила название,
-
изменились реквизиты компании-продавца,
-
к списку продукции добавилась новая единица.
В отличие от получения сертификата соответствия получатели отказного письма не обязаны заказывать экспертизу производственных процедур и товаров. Достаточно предоставить в аккредитованный орган технические бумаги на продукцию. Поэтому подготовка документа занимает 1–2 рабочих дня.
Чтобы ускорить процедуру оформления отказного письма, обратитесь в аккредитованную компанию «Эталон Гарант». Наши специалисты с профильным образованием помогут собрать необходимые документы для подачи заявки. Для бесплатного расчета стоимости услуги оставьте заявку по телефону, WhatsApp или закажите обратный звонок.
Алгоритм работы написан ниже, а пока можете ознакомиться с нашими отзывами и почитать о компании
Перейти к отзывам
